Persondata ifm. ansøgning om optagelse

Orientering om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse på Aurehøj Gymnasium

Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen.

Som led i din ansøgning om optagelse på Aurehøj Gymnasium indsamler og behandler Aurehøj Gymnasium personoplysninger om dig og dine forældre[1].

Aurehøj Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig og dine forældre som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning om optagelse på gymnasiet, jf. kapitel 2, 4 og 5 i  optagelsesbekendtgørelsen.

Hvis der er flere ansøgere til Aurehøj Gymnasium, end vi har plads til, sender vi de nødvendige personoplysninger om vores ansøgere til Fordelingssekretariatet i Region Nord med det formål at få udpeget de ansøgere, der bor længst væk fra Aurehøj Gymnasium, og som derfor skal overføres til optagelse på et andet gymnasium, jf. §29 i  optagelsesbekendtgørelsen.

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages på Aurehøj Gymnasium, men skal henvises til et andet gymnasium, videresender vi din ansøgning til det pågældende gymnasium.

Hvis du har været til optagelsesprøve hos os, fordi Ungdommens Uddannelsesvejledning har vurderet, at du er ikke-uddannelsesparat, sender vi svaret på din optagelsesprøve til Ungdommens Uddannelsesvejledning med henblik på revidering af din uddannelsesplan, jf. §§21 og 22 i  procedurebekendtgøresen.

Indsamling og behandling af personoplysninger om dig og dine forældre foregår fortroligt og foretages kun af særligt betroede medarbejdere på Aurehøj Gymnasium. Al forsendelse af din ansøgning fra Aurehøj Gymnasium sker via sikker mail. Du kan herefter fremover finde din ansøgning via optagelse.dk.

Dine og dine forældres rettigheder

Retten til indsigt: I kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om jer, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens   §22.

Retten til indsigelse: I kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Aurehøj Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: I kan få rettet eller suppleret personoplysninger om jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: I har ret til at få begrænset vores behandling af jeres personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer jeres personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Aurehøj Gymnasiums dokumentation for optagelsesproceduren.

Hvis du ikke optages, sletter vi som udgangspunkt alle oplysninger om dig med udgangen af indeværende kalenderår.

Hvis du bliver optaget, gemmer vi oplysningerne fra optagelsesproceduren i indtil 3 år efter, du er blevet student. Dog skal oplysninger om navn og cpr-nummer i forbindelse med eksamensbeviser gemmes i op til 30 år.

Hvis du bliver optaget, gemmer vi dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger), indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger, indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolen kontaktes på kontakt@aurehoej.dk eller på telefonnummer 39654545. Skolens databeskyttelsesrådgiver, advokat Jacob Georg Naur kan kontaktes på jgn@hvlaw.dk.

Aurehøj Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, som vi har beskrevet ovenfor.

Klageadgang

Aurehøj Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til

Datatilsynet, Borgergade 28, 5.

1300 København K.

www.datatilsynet.dk

[1] Jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).